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现代气象档案工作研究

气象档案工作是国家科技档案资料的重组成部分,是气象事业发展历程的真实记录,是气象科技资源与成果的一种储备形式,是气象业务、服务和科研工作的基础资料,也是国家经济建设、国防建设和科学研究的重信息资源。因而,气象档案工作在各级政府部门防灾、减灾、抗灾过程中发挥着重的参考作用。本文就气象档案工作的现状和存在的问题,对气象档案工作问题进行了对策和途径分析。
关键词气象档案工作档案管理问题对策和途径

气象数据是国家基础信息资源的重组成部分,从内容上看主包括描述大气物理、化学和生态特性的各种素变化状态以及与大气系统相关的其他圈层的诸素状态,直接记载了历史天气事件的来龙去脉,翔实地记录了各地天气气候变化特征。将这些珍贵的气象数据归档、妥善保存、开发利用,对国家经济建设、国防安全、人民日常生活、科学研究都具有非常重的基础性作用。
1、气象档案工作新特点
气象档案的内容和性质属于自然科学范畴,气象档案具有一般档案的基本属性和本质属性,但它又不同于一般的档案,表现为其专业性比较强,具有它独自的特征。随着我国气象现代化建设的发展,气象档案工作有新特点。
1.1气象资料信息量增速快
由于探测手段自动化的广泛运用,使探测资料的数量急剧增加、资料的种类也更为丰富。有数据表明,地面遥测自动站,可以每分钟采集一次观测的资料;多普勒雷达全天候运行,每天可以接收78类共2.4GB的基本信息产品;气象卫星,每天则可以接收14.0GB的遥感数据;监测网中新建的自动雨量站、闪电定位观测站、沙尘暴观测站、生态环境监测站、大气污染观测站,以及民航飞机高空探测等,使气象资料的数据量成倍增长,增长速度起来越快。
1.2气象档案的存储方式和处理、检索发生新变化
随着计算机和网络的广泛运用,现代气象业务获得快速发展,因而纸质的资料越来越少,而电子版的资料却越来越多。另外,存储设备的快速更新和配备,使气象档案的存储方式发生了变化。常规历史气候资料、天气图文资料、卫星遥感资料和数值预报产品资料的归档,基本实行光盘或磁带存储保存;网络科技和存储技术的发展与应用,使气象资料的处理和检索发生了新的变化,网上的资料(档案)服务越来越多,不但与国际联网,还与其它有关部门联网,接受或提供资料服务,使资源得到共享。省局以下的县气象局和地区局也已通过网络向上一级传输观测资料,同时也能得到上一级提供的各种数据产品。
1.3气象资料需求量逐步增大
随着全球气候变暖,极端天气气候事件增多和增强,而且更加异常,影响也越来越大。随着经济社会的快速发展和人口的日益增长,受灾害影响的人口总数和经济总量都会大大增加,灾害敏感区域和脆弱行业也越来越多,这些现实需都直接导致气候研究对气象资料需求量大大增加。
2、气象档案工作的主问题
2.1档案编研工作开展得不够,档案利用率低
就当前气象档案工作存在的共性来看,由于对档案工作重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高;虽然也整理了组织沿革、大事记,可是编研的针对性不强、主动性不够,没有围绕气象业务、科研工作开展编研,没有围绕防灾减灾和应对气候变化的公共气象服务开展编研。
2.2档案汇交制度不能很好执行,收集难度大
在日常的工作中,由于缺乏一定的制度保证,往往导致重素材流失,给气象档案工作造成无法弥补的损失。比如参加各种会议、培训班的人员带回的大量资料,往往没有主动上交到档案馆;部门重事件的材料没有及时上交到档案馆保管等;大量的卫星、雷达资料和特种观测资料散放在采集单位手中,没有按时归档或定期汇交。
2.3工作人员素质有待提高
档案管理人员年龄较高,学历层次较低,业务水平不能满足档案管理现代化发展的需,是当前气象档案管理工作中的普遍现象。另外,多数档案人员只负责登记、收藏、保管等一般性管理工作。因此,普及和提高档案人员综合素质与能力,已成为气象档案工作的当务之急。
2.4气象档案管理现代化水平滞后
档案的检索、利用手段与气象业务、服务和社会的需求差距较大,导致各气象部门档案的信息化发展不平衡。特别在一些条件相对满后的地方,档案管理软件未能有效使用,在信息的存储、检索、查阅上存在许多问题。随着各类气象办公业务“无纸化”流程的开展,气象档案的主载体发生了很大的变化,重管理、轻服务,信息化、现代化管理水平不高,已成为制约气象档案业务发展的桎梏。气象档案管理现代化水平滞后,既不利于档案的科学管理,又影响工作效率,使档案资源难以得到有效利用。
3、对策和途径
3.1强化观念
3.1.1领导重视
各级气象部门领导应重视和加强档案管理工作,加大档案管理的经费投入,确保档案管理硬件设施的达标,确保档案管理工作有一个良好的物质基础。同时,加强档案管理制度建设,确保气象记录档案信息的准确、完整和安全,做好气象档案开发利用工作,积极为气象工作服务、为社会各界服务。
3.1.2提高档案管理意识
档案工作者必须充分认清档案工作的重性,增强使命感和责任感。档案能否完整地保存下来和充分利用,需全体气象工作人员积极配合,科研部门应当把气象科技文件材料的形成、积累、立卷和归档工作,列入业务、科研工作计划,列入有关部门和人员的职责范围,并结合年度工作总结检查落实情况。科技工作人员在其业务、科研活动中所形成的科技文件材料,应及时整理立卷,并按期归档,不能据为己有或拒绝归档。
3.2建立档案安全备份制度
为了确保各种毁灭性灾害发生时档案不受到毁灭性损失,必须建立健全档案安全备份制度。
第一、建立异地气象档案库房。为了防止地震、洪水、战争、火灾等较大范围破坏,应建立远距离,跨地市气象档案分馆,实行气象档案异地存放。
第二、建立健全异地库房管理制度。明确规定异地库房防火、防盗、防水、防磁、防高温、防有害气体和温度和湿度等具体求,明确主管理员和协管理员的工作职责。将本单位所有属于永久保存的气象记录档案正本在异地备份一套,将历史地面气象报表制成数字光盘存放在异地库房磁盘柜中并备份,以确保气象档案异地存放安全。
3.3队伍建设
现代档案工作是一门专业性较强的工作,看似简单,过程却十分复杂。信息的来源、档案的收集、分类整理,都需熟悉业务和懂计算机的工作人员。因而,打造一支思想好、业务精、责任心强、效率高且和谐的档案工作队伍,是搞好现代档案工作实现又好又快发展的重保障。
3.4提高人员素质
由于受到经费、路途、信息等诸多因素影响,档案人员培训提高的机会少,与各单位档案室的交流不多,明显不适应档案工作现代化的需。因此,必须加强对现有档案工作人员的培训,提高业务素质和现代化管理水平,以适应社会发展对气象档案工作越来越高的求。
3.5管理现代化
档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势,也是高科技发展的必然结果。科技档案管理模式从传统手工型向现代化智能型转变,计算机的运用是关键。随着计算机档案管理软件和搜索引擎的出现和不断更新与功能的增强,大大缩短了档案的查询时间,从根本上消除了文件查找难的问题,为利用者提供了更为便捷、高效的服务。
现代化档案管理软件还应实现收集、整理、编目、统计、利用等业务工作自动化,其主内容是利用数据库技术在WINDOWS下开发科技档案管理系统,进行数据库录入、档案收集、档案检索、档案借阅、打印管理等,它将科技档案工作者从繁琐的手工操作中解放出来,最终促进气象科技档案工作的现代化。
4、结语
创新是时代发展的必然求,也是档案事业永葆蓬勃发展的活力之源。针对档案工作面临的新形势、新情况、新变化和气象档案工作的新特点,着力推进档案管理理论创新,并以此推进气象档案管理技术、工作服务、人才教育等各方面的实践创新,不断开创档案事业发展的新局面。档案部门都应重视气象档案管理,进一步提高领导和工作人员的档案意识,加强对档案人员的培训力度,形成气象档案事业良性发展的环境,促进气象事业的不断发展。

参考文献
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